Corona heeft een impact op alles en iedereen. Wie tijdens de lockdown zijn professionele werkzaamheden kon verderzetten, heeft sowieso zijn manier van werken moeten aanpassen. Ook de 1.140 notariskantoren van ons land ondernamen actie om de continuïteit van hun dienstverlening te verzekeren. We spraken erover met Jan Sap, directeur-generaal van de Federatie van het Notariaat (Fednot).

De quasi-lockdown die midden maart van kracht ging, heeft voor allerlei uitdagingen gezorgd. Hoe is het notariaat hiermee omgesprongen?
Jan Sap: “Zowel Fednot als de notariskantoren hebben de stap naar telewerk vlot kunnen zetten. Dit dankzij het feit dat we al jaren investeren in digitalisering. Dat is niet altijd goed geweten merken we. Velen associëren onze sector nog met pen en papier (lacht)… Niets is minder waar. Zonder de digitale tools die Fednot ter beschikking stelt, zouden de notariskantoren hun werk niet kunnen doen. Je merkt dat ook aan de structuur van Fednot: we hebben ongeveer 200 mensen in dienst waarvan de helft ICT-ers zijn.”

Sinds wanneer zetten jullie volop in op digitalisering?
Jan Sap: “Dat is een evolutie die gestart is in 2000 en die in drie fases is verlopen. Eerst louter intern, via een netwerk tussen Fednot en alle notariskantoren. In een tweede fase waren een reeks projecten met de overheid. Denk maar aan de online oprichting van vennootschappen via het zogenaamde eDepot, of het online registreren van akten bij FOD Financiën via eRegistration.
Van die eerste twee fases merkte de buitenwereld wellicht weinig. In die zin viel onze ‘moderne’ manier van werken jammer genoeg niet meteen op. Dat veranderde toen we tools voor burgers lanceerden. Het meest opvallend daarbij is Biddit, onze online openbare verkoop. Voor ondernemers lanceerden we samen met de accountants eStox, een beveiligd digitaal effectenregister.”

Waarom is digitalisering voor jullie zo belangrijk?
Jan Sap: “Onze filosofie is zeker niet ‘digitaliseren om te digitaliseren’. Digitalisering helpt ons in de eerste plaats om intern efficiënter te werken. Het einddoel is sowieso onze cliënten beter en sneller te kunnen bijstaan. Dat zou moeilijk lukken zonder de efficiëntiewinst die digitale tools met zich mee brengen.
Het werk in de notariskantoren is de afgelopen jaren een pak complexer geworden. Om die extra werklast te kunnen managen was meer en beter opgeleid personeel, permanente vorming, een betere organisatie, maar zeker ook digitalisering nodig. De tijdwinst die dat oplevert, wordt geïnvesteerd in de interactie met onze cliënten.
Want ook het leven van privépersonen én ondernemingen wordt steeds complexer. De nood aan persoonlijk advies neemt alsmaar toe. Door massaal te investeren in IT, kunnen de notarissen en hun medewerkers hun cliënten optimaal bijstaan.”

Was het eenvoudig om alle notariskantoren mee te krijgen in deze aanpak?
Jan Sap: “Het pionierswerk op dat vlak gebeurde voor mijn tijd bij Fednot. Toen ik hier zowat anderhalf jaar geleden startte als directeur-generaal heb ik kunnen merken dat de notarissen toch echt wel mee zijn. Maar het is wel zo dat de nieuwe digitale tools die we lanceren vaak een impact op de organisatie van de kantoren. Vandaar dat onze IT-projecten altijd gepaard gaan met veel begeleiding, opleidingen, organisatietips enz.”

Hoe hebben jullie zich georganiseerd tijdens de coronacrisis?
Jan Sap: “In eerste instantie konden enkel nog dringende akten worden gepasseerd. Na de paasvakantie was dat ook weer het geval voor niet-dringende akten, maar op een veilige manier indien de afspraak door moest gaan in een notariskantoor. Maar we hebben zoveel mogelijk op afstand gewerkt. Dat kon omdat we al enkele jaren hadden geïnvesteerd in een eigen beveiligd notarieel netwerk waardoor de notariskantoren onderling op een veilige manier kunnen samenwerken. Dit netwerk maakt ook videoconferenties mogelijk en we hebben gemerkt dat daar massaal gebruik van werd gemaakt. Bovendien hebben we dit ook aan een Webex gekoppeld, zodat de cliënten op een eenvoudige manier konden deelnemen aan de online besprekingen.”

Online dossiers bespreken en advies krijgen was voor de cliënten mogelijk, maar wat met het ondertekenen van akten?
Jan Sap: “Daar stoten we een juridisch probleem. Authentieke akten op afstand verlijden was niet mogelijk. Vandaar dat we met het kabinet van de minister van Justitie in overleg zijn gegaan om een oplossing te vinden. Dat vergde een aanpassing van de wet, die op 4 mei in het parlement werd goedgekeurd. Sinds dan is het mogelijk om via een digitale volmacht zowat alle akten op afstand te passeren.
Het was wellicht even wennen, zowel voor de cliënten als de notarissen, maar de eerste reacties van zij die al akten passeerden, zijn positief. Ook onze technische ploegen hebben een tandje moeten bijsteken, o.a. omdat ze op korte tijd een digitaal platform hebben moeten ontwikkelen om de digitale handtekening mogelijk te maken. Verder heeft Fednot webinars voor de notarissen opgezet om hen snel te kunnen opleiden voor deze nieuwe manier van werken.”

Digitaal werken vergt vertrouwen in de aangeboden oplossingen. Is er soms een zekere vorm van argwaan bij de cliënten?
Jan Sap: “Het garanderen van vertrouwen is inderdaad een cruciaal gegeven. In de huidige economie is vertrouwen zelfs een nieuw soort munteenheid geworden. We moeten burgers garanderen dat transacties op een veilige, kwalitatieve en rechtsgeldige manier kunnen gebeuren.
In ons geval moeten we technische aspecten kunnen verzoenen met het juridische. Maar ook deontologie en de privacy van de burgers zijn voor het notariaat essentieel.”

Hoe gaan jullie dit aanpakken op lange termijn?
Jan Sap: “We blijven sowieso investeren in ICT en doen dat vooral om het de cliënten nog beter te kunnen bedienen. Dat zal altijd ons uitgangspunt blijven.
Waar we de komende jaren zeker verder op gaan werken is artificiële intelligentie. Dat zal een game changer worden in het notariaat. De data waarover we beschikken, willen we inzetten om onze dienstverlening bij te sturen, uiteraard met respect voor de privacy.
Verder willen we graag meer samenwerken met andere beroepen. Ik zie veel potentieel in het ontwikkelen van eco-systemen en netwerken.”

“Tegelijkertijd moet het menselijk aspect van het beroep van de notaris centraal blijven staan. Ik denk dat iedereen voelt door deze Corona-crisis dat er ook grenzen zijn aan het digitaal werken. Het notariaat is een zaak van mensen. Ze komen bij notarissen op vaak belangrijke momenten van hun leven, denk maar aan een huwelijkscontract, een testament, de aankoop van woning of de start van een vennootschap. Het intermenselijk contact en de vertrouwensrelatie tussen de notaris en de cliënt zijn heel belangrijk en zullen dat ook altijd blijven. Als we investeren in digitalisering, dan hoop ik dat we hierdoor ook de notaris extra laten investeren in persoonlijke contacten en menselijke oplossingen. Ik ben ervan overtuigd dat mensen daar blijvend nood aan zullen hebben.”