Het notariaat heeft een eeuwenoude geschiedenis, maar kende in de afgelopen twintig jaar een grondige facelift door de digitalisering. Daardoor komt er meer tijd vrij voor advies op maat van de cliënt.

Processen versnellen
In de afgelopen twee decennia heeft het notariaat sterk ingezet op digitalisering. Jan Sap, Directeur-generaal van Fednot (de Federatie van het Notariaat): ‘Via het zogenaamde eNotariaat-project willen we onze processen versnellen, zodat er meer tijd vrijkomt voor advies op maat van de cliënt. In een eerste fase werd een intern netwerk tussen Fednot en de notariskantoren uitgerold, met een vijftigtal onmisbare werkinstrumenten. Denk aan onlinetools die de notaris en zijn medewerkers bijstaan in hun dagelijkse activiteiten, en toegang tot allerlei databanken waarin info opgevraagd wordt bij de voorbereiding van de dossiers.’

Daarna volgden een reeks toepassingen die de informatie-uitwisseling tussen de notariskantoren en de overheden (federaal, regionaal en gemeentelijk) moesten digitaliseren. Voorbeelden zijn eDepot (online vennootschap oprichten in 48 uur tijd) en eRegistration (online registratie van akten bij de FOD Financiën). ‘De ontwikkeling hiervan gebeurt steeds in nauwe samenwerking met de betrokken overheidsdiensten’, zegt Sap. ‘Daarbij moet rekening gehouden worden met de technische kant, maar ook met het juridische aspect en de privacy.’

Grote publiek
Ook de realisatie van de Notarisbarometer, die een actueel zicht geeft op de vastgoedmarkt, was onmogelijk zonder intensieve ICT-inspanningen. Sinds 2017 werden nog meer tools voor het grote publiek gelanceerd: MyBox (verzamelt gegevens over samenlevings- en huwelijksovereenkomsten), het Centraal Erfrechtregister (bundelt info over nalatenschappen) en StartMyBusiness (vereenvoudigt de administratie bij de oprichting van een bedrijf). Op langere termijn wil Fednot burgers en ondernemers zelfs online toegang geven tot alle akten die ze ondertekend hebben.

Fednot lanceerde ook Biddit, een transparant platform voor de online verkoop van vastgoed. ‘Hiermee kan je al in een paar weken tijd eigenaar worden van een woning’, legt Jan Sap uit. ‘Dat is een pak sneller dan bij een klassieke verkoop, waar er drie tot vier maanden zitten tussen de verkoopovereenkomst en de uiteindelijke akte. Bij een online verkoop via Biddit zal de notaris immers alle controles vooraf hebben afgerond, zodat je als koper én als verkoper meteen weet waar je aan toe bent.’

En blockchain?
In de context van digitalisering mag de blockchaintechnologie niet onvermeld blijven. Die houdt in dat niet langer één partij alle transacties registreert, maar dat een zeer groot aantal betrokkenen collectief verantwoordelijk wordt. Elke deelnemer heeft een kopie van alle eerder goedgekeurde transacties in handen, wat het risico op fraude wegneemt. Het feit dat alle informatie veilig en authentiek weggeschreven wordt, is volgens beveiligingsexperts een belangrijke troef.
Maar betekent de introductie van blockchain het einde van tussenpersonen die tot nu onmisbaar waren bij transacties zoals vastgoedverkopen? ‘De technologie lijkt ons geen bedreiging, maar eerder een opportuniteit’, zegt Jan Sap. ‘Ze kan het papierwerk van de notaris gevoelig verminderen. Die zal een administratieve vereenvoudiging in zijn kantoor kunnen doorvoeren, waardoor hij meer tijd kan besteden aan zijn échte toegevoegde waarde: het geven van gepersonaliseerd advies.’

Experimenten
‘We hebben in België eigenlijk geen blockchain nodig om attesten en vergunningen uit authentieke bronnen te halen’, merkt Sap op. ‘Dat kan ook met de reeds bestaande technologie, voor zover de overheid en de administratie die diensten willen opzetten. Toch experimenteert Fednot momenteel met blockchain in een eigen labo. Met als doel: de technologie leren kennen en passende toepassingen in de komende jaren ontwikkelen.’
Fednot heeft intussen ook een eerste reeks testen met artificiële intelligentie afgerond. Jan Sap: ‘AI zou kunnen leiden tot betere eerstelijnsinformatie. Zowel tussen onze federatie en de notariskantoren, als tussen de notariskantoren en het grote publiek. Onze ICT-afdeling telt overigens meer dan honderd medewerkers uit alle specialisatiegebieden binnen IT. Daarnaast werken we samen met gespecialiseerde partners die de notariskantoren permanent bijstaan en voorzien van de nodige technologieën.’

Tekst: Roel Van Espen